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敏捷教练工具箱#1:5Why法 & 时间盒 & 强有力的发问

敏捷教练工具箱
作为敏捷教练,会常常遇到需要快速思考的场景,以便让事情向正确的方向推进。随着时间推移,我发现了一些很方便的技巧,并总是将这些技巧保存在我的锦囊中,以备不时之需。

这是我在担任敏捷教练期间发现的有效工具系列的第一部分:5Why分析法。

 

5Why分析法 

背景简述 —— 这个方法最早由丰田佐吉提出,被应用于丰田生产制造方法的变革过程中。它是丰田生产系统入职培训中,解决问题培训的重要组成部分。

目的 —— 5Why分析法可以被用于:
1、Sprint回顾会中的根因分析
2、识别依赖
描述 —— 与团队成员讨论问题时,问5次“为什么”,以超越惯性思维。区分症状与原因,注意因果关系的逻辑,对于识别问题根因非常重要。在调查中,利用经验主义并以事实为依据来做决策。
举例 —— 有一个问题被定义为“糟糕的Sprint计划会”,让我们来找找这个问题的根本原因。
  • “为什么我们的Sprint计划会很糟糕?”  “我们没有一个清晰的目标,并且PBI(产品待办列表项)也没有准备好。” 
  • “为什么产品待办列表项没有准备好?”  “团队没有开会进行产品待办列表的梳理。” 
  • “为什么团队没有开这个会?”  “我们原本计划在周四下午的4-6点开会,但CEO临时召开了同一时间的全员会议。”
  • “那为什么没有重新安排会议呢?”  “嗯,因为这个会议并没有一个Owner。”
因此,导致糟糕的Spint计划会议的根本原因是,没有人对产品待办列表梳理会负责。找到根本原因,提出改进的行动项,在Scrum团队中确定一个责任人,并商定将改进项付诸实践的时间框,这些事非常重要。
你是否曾用5Why分析法找到过一些问题的根本原因?如果有,请留言分享你的故事。

 

时间盒 

时间盒管理法是一种时间管理工具,它为活动分配一个固定的时间段,称为时间盒。时间盒管理法通常用于确保精力都花费在正在进行活动上并减少浪费。
时间盒的好处 —— 
  • 它有助于团队保持一致,并专注于手头的问题。
  • 它鼓励正在处理问题的团队成员在当前环境下,在既定的时间内创造最佳结果。

  • 时间盒充当护栏的作用,通过限制风险来确保团队安全。
  • 它通过帮助团队避免分心并优先安排工作来避免拖延。
  • 它有助于防止团队成员不必要的完美主义。
注意事项 —— 作为Scrum Master,时间盒将是你的工具箱中一个很棒的工具。但在某些情况下必须小心:
  • 在团队可能参与的特定讨论中,不要咄咄逼人地强制进行时间限制。有时,他们可能处于“进入状态”模式,较短的持续时间可能会造成更大的损害,而不是帮助他们。

我发现这种简单而有效的时间盒管理思想对我的角色非常有益,并鼓励Scrum Master在他们的角色中利用它。你可能会发现,每当团队倾向于偏离手头的问题时,提醒他们时间是有帮助的。有时,定期提醒有助于确保讨论或者活动的持续进行。

你使用过这种简单的技巧吗?欢迎在评论区留言分享。

 

强有力的发问

目的 —— 作为一名Scrum Master,你将带着建立一个高效能团队的清晰目标与Scrum团队中的不同角色打交道。与人类心理打交道顶多算是复杂的(尽管我觉得有时很混乱)。有时,你会陷入团队成员之间发生冲突的情况,你可能需要指导他们,以确保这个冲突是有建设性的,不会进入战区状态。
描述 —— 教练是一种引导性的讨论,旨在梳理对话内容、设定目标或发现新行为。在教练对话的开始,欢迎参与者并询问对方希望从讨论中得到什么。这将有助于确定讨论的目标,并作为引导对话的护栏。这一阶段的时间不应超过总对话时长的10%。
让参与者敞开心扉,谈论他/她的担忧。为了让对方进一步打开自己,你可能需要问一些开放式问题,比如:
“可以和我多说一些吗?” 或者 “还有吗?”
为了判断对方是否已经尝试自己解决问题,你可以问以下问题:
“你都做了哪些尝试,结果如何?” 
有时,我发现问以下问题有助于了解对方的情绪状态:
“这让你感觉如何?”
除了帮助人们表达自己的感受之外,它还为我们提供了一个很好的视角,让我们了解情绪因素是如何影响这个问题的。我认为有效的用于跟进的问题之一是:
“如果你要给这个场景中的朋友一个建议,那会是什么?”
这有助于人们后退一步,从第三方的角度分析问题。有时,即使是下面这样的简短问题也有助于探索一些可选项:
“有什么是可能(做/发生)的?”
除非对方没有想出任何可能的办法,并且你想给出建议,否则首先询问对方:
“我可以给你一个建议吗?” 
然后陈述你的想法:
“你探索过…<选项>吗?”
对话结束后,需要让参会者总结一下收获和下一步行动,以确保后续行动富有成效。理想情况下,这应该不超过整个对话时间的10%。
你在指导团队时使用过这种技巧吗?如果有,欢迎分享你的故事。
原文地址Agile Coach Toolkit #1: 5 Whys | Scrum.org
注:部分图片来源于网络

 

【作者】Punit Doshi
Punit有超过20年的IT经验,是多年的敏捷实践者。Punit已经在敏捷、Scrum和看板方面培训了数千人。他曾在不同的行业(金融、保险、医疗、出版和IT研究)工作过,并担任过不同级别的职务(从软件开发人员到变革先锋)。他擅长在组织中跨越不同的文化,在仆人式领导、经验性思维、自下而上的智慧、自管理的力量、循证管理和验证学习等各个层面进行辅导。

【译者】Scrum中文网翻译组

Scrum中文网是全球第一个Scrum中文网站,中国最早的Scrum和敏捷教育及推广机构,也是国际Scrum联盟(ScrumAlliance)官方授权教育机构和大规模敏捷SAFe官方机构SAI中国区金牌授权合作伙伴。

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