会议对于协调干系人和开发团队，并得出正确的产品决策而言，是至关重要的。
但我们都曾被困在糟糕的会议中：缺乏目标，没有议程，被个别有发言权的人主导，无法按时开始，超时拖延。。。这类会议既没有效率，又使人消极。
但会议并不一定要如此糟糕，下面的十个技巧将帮助你举办一个成功的产品管理会议，让与会者投入其中，并帮助你实现预期的结果。
1. 设定一个目标
清楚的知道为什么要举行这次会议。会议是关于什么的？想要得到什么结果？
例如，一个产品战略研讨会的目标，是识别出为了使产品匹配市场所需要做的关键改变。与之相对，一个Sprint评审会议则可以帮助你确定客户是否能够轻松的注册产品。
如果缺少清晰而明确的目标，你会发现很难确定需要达成什么结果，谁要参加，怎样有效的组织会议。如果你觉得找到这样一个目标很困难，那么说明这个会议也许并不是必要的。
2. 让有作用的人参与
仔细考虑为了达成你设定的目标，哪些人应该参加会议？关于产品战略和路线图的会议，我建议让关键干系人参与，例如销售、市场、支持、财务人员，以及开发团队代表 —— 最好这个人对用户体验，架构，以及技术都有所了解。而在Sprint评审会议中，你可能也想邀请特定的用户和客户来收集他们的反馈。
作为一条经验法则，当需要作出高影响力决策，或重新制定产品战略、路线图和产品backlog时，要避免召开超过十人的会议。我发现当团体人数显著增加时，参与度往往会下降，达成一致意见也变得更加困难。因此常常不得不举行时间冗长的会议，这使得人们更难腾出必要的时间来参会。
3. 需要正确的输入
确保相关的数据能在会议召开前获得，需要的数据取决于会议类型和目标。这里是三种类型会议的输入数据样例：
- 产品战略研讨会：产品性能数据（KPI），竞争分析，市场趋势，开发进度，例如发布燃尽图，最新产品增量的用户反馈 。(这是假设你们在一起审查和更新战略及路线图，我觉得这个方法非常有用）。
- Sprint计划会：产品目标，已排好优先级，且有足够准备就绪条目的产品backlog，开发团队在下个Sprint的容量，来自上一次回顾会的任何行动项。
- Sprint评审会：Sprint目标，产品增量，完工标准，发布燃尽图。
当举办战略研讨会时，可以考虑事先向与会人分享输入数据，以便大家为会议做充足的准备。这能够加快决策过程，导向更佳的决策结果。
4. 准备一个议程
确定你要如何组织这场会议，并确认为达成目标所需的步骤。
例如，对于一场战略研讨会，你可能想要选择以下的议程：
- 欢迎和签到。
- 宣布会议目标和议程。
- 针对产品性能数据（KPI），竞争分析和市场趋势等进行讨论。
- 评估产品战略，并做必要的调整。
- 讨论开发进展和针对最新产品增量的用户反馈。
- 审查和调整产品路线图，确认对产品战略的潜在影响。
- 结束会议。
不要忘记为每项议程分配时间，如果会议超过一小时，最好再加一两个休息时间。在会议邀请中分享会议目标和议程，以便与会者提前了解会议将发生什么。
5. 预留时间给大家打哈哈
在会议开始时，留出签到的时间，让人们轻松地接触和重新连接。一个方法是让参会者简要地回答以下两个问题：
- 我现在的感觉如何？
- 我为什么会有这样的感受？
你可能会想要跳过签到环节以便节省时间来完成更多的工作，但这通常并不是个好主意，尤其是当举行在线会议时，人们会更难进行轻松的社交和聊天。留出五分钟时间来签到，向与会者表明你对他们的状况感兴趣，这会让人们觉得受到重视，并鼓励每个人从一开始就充分参与到会议中来。
这能增加人们的心理安全感，提高生产力，并导向更好的决策。换句话说，如果跳过签到，有可能减缓会议的整个进程，并得到更差的结果。
6. 找一个主持人
让每个与会者都以正确的方式参与到会议中，也许是个挑战。有些人可能很难停止发言，有些人可能害羞而不愿发表意见，而一些高层干系人可能希望他们的建议被所有人采纳。
此外，作为产品负责人，你通常需要为会议做出贡献，分享你的专业知识，并积极促成产品决策。
因此，我建议找一位专业的，熟练的会议主持人，这可能是你的 Scrum Master 或敏捷教练。主持人应该执行以下任务：
- 准时开始和结束会议。
- 介绍基本规则，并提醒参会者遵守。
- 鼓励大家投入并积极参与会议，确保每个人的声音被听见，没有人主导会议。
- 通过引导决策过程来帮助参会者们达成一致意见。
- 确保会议在正轨上，如果有人跑题了，重新将话题引导回正题。
有一名专业的主持人会非常有帮助，特别是当参会者没有成功合作经验，或是通过远程或半远程（现场+远程）的方式举行会议时。
7. 建立基本规则
会议的基本规则是促进与会者们的合作心态，鼓励参与和相互尊重的准则。下面分享一些规则的样例，来自我的《如何领导产品管理》这本书：
- 在网络会议中，始终打开摄像头，当不发言时把自己设置为静音。
- 将自己的手机或其他电子设备的铃声和提醒调成静音模式。
- 从尊重其他与会者的角度发言，并假设他们都有良好的意图，避免对人进行评判和贴标签。
- 尊重不同的意见，重视多样化的声音。
- 以开放的心态聆听，善于接受，避免过早的下结论。
- 诚实和开放的发言，始终坚持可观察的事实。
- 当你感到被误解或产生分歧时，及时提问。
- 若你未能参与讨论，请大胆发言；若发言较多，请为他人留出更多空间。
- 不要打断他人，当一位成员结束发言时，在下一位发言前为听众留下片刻消化的时间。在网络会议中，用表情来响应，以表示你有话想说。
- 保持在场。不要私下谈话，也不要回复电子设备上的信息。
8. 选择一个决策规则
许多我参与的产品管理会议都是工作会议，或是研讨会，在这些会议上需要进行产品决策。此时有一个明确的决策规则是非常重要的。这些规则确定了谁来做决策，如何确认决策已被做出。这避免了当会议结束时，大家对是否达成了决策感到迷茫。
有帮助的产品管理会议决策规则包括：全体一致、同意、产品人讨论后决策。让我们一起看看这三种规则：
- 全体一致：表示每个人都同意并乐于支持提议的解决方案。这创造了强大的认同感和集体责任感。缺点是，要达到全体一致需要花费相对长的时间。所以通常用在影响较大的决策上，如产品愿意设定，提出全新或重大的产品战略改变。
- 同意：表示没有反对意见。当没有人提出反对意见时，决策就产生了。这个规则下的支持力没有全体一致那样强大，但它能够更快的实现决策，且往往也足够了。例如在制定产品路线图，或设定Sprint目标时，会采用这个规则。
- 产品人讨论后决策：顾名思义，意味着你在认真听取了与会者的想法和顾虑后所做的决策。这一规则允许你利用参与者的观点与专业知识，但可能会导致相对低的认同度。这个规则可以用在当无法达成全体一致或同意，或是时间紧迫时，例如需要快速对竞争者的举动作出反应。
9. 为会议设定时间限制
为会议分配一个固定但现实的时间盒。这能促进聚焦，且更容易使参会者同意出席会议。我发现季度的战略研讨会通常可以在两小时内完成，前提是在会议前已经将相关数据分享给参会者，且在会议中不需要做出关于产品战略或路线图的重大决策。对于两周一次的Sprint评审会来说也是如此。
请注意，有时间限制的会议总是准时开始和结束的。如果无法按议程进行并做出必要的决策，则必须再安排一次后续会议，时间盒是无法延长的。
但是，不要犯这样的错误：为了在规定时间内结束会议而匆忙做出重要决定。假设你在进行的战略研讨会即将结束时发现时间不够，那么宁可再安排一次后续会议，而不要略过决策环节，做一个糟糕的决定，或是没有获得必要的支持。
10. 正确地结束会议
最后，别忘了对会议进行总结。如何结束会议很重要，不仅要确保每个人明白已经取得的成果，还要为下次会议定下基调。恰当的结束会议包含以下三个步骤：
- 总结会议的重要决策，以便所有人都清楚的知道已经做出什么决定，达成什么成果。
- 记录并分配行动项。清晰的说明还需要做什么，由谁来做，什么时候需要完成。考虑在会议跟进电子邮件中分配这些行动项。
- 收集反馈。询问人们觉得会议的价值感受如何，是否有可以改进的地方。你可以邀请每位参与者向大家简短的分享自己的观点，或者通过在线表格来收集反馈。别忘了对反馈意见进行评估，以使下一次会议做得更好。
0. 彩蛋小秒招：带上吃的
分享食物可以使人产生连接，而在会议中提供食物能表现你对与会者的关心。这可以帮助提高心理安全感和会议效率。不需要准备丰盛的宴席，通常一个健康的小零食就足够了。如果一起吃东西有困难，那么可以提供茶、咖啡，或至少有一些水。
如果是在线会议，考虑在正式议程开始前，先分配几分钟喝杯茶或咖啡，进行一些非正式的交谈。（感谢我的同事Sanders提供的好建议。）
关于作者：
Roman Pichler 是一位产品管理专家，精通数字产品及敏捷实践，拥有超过20年的产品管理及敏捷项目开发经验，丰富的产品经理及产品负责人教学经验，且已为产品领导者提供咨询超过15年。
关于译者：
Scrum中文网翻译组：Scrum中文网是全球第一个Scrum中文网站，中国最早的Scrum和敏捷教育及推广机构，也是国际Scrum联盟（ScrumAlliance）官方授权教育机构和大规模敏捷SAFe官方机构SAI在中国的授权合作伙伴。Scrum中文网是国内领先的敏捷培训及教练咨询机构，作为中国敏捷教练的摇篮，启蒙和培养了数万名敏捷专业人士，帮助数百家知名企业成功转型敏捷。
原文链接：
注：部分图片来源于网络
