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如何开好一场回顾会?

在Sprint回顾会执行过程中,Scrum Master 站在团队前面,问团队:“大家上个迭代大家遇到哪些问题,有哪些好的或者需要改进的地方?大家畅所欲言,每个人至少写两条”。于是,每个人完成各自的指标,经过一番讨论,大家发现会议好多、或者用户故事写得不标准、迭代中总是被干扰没法干活等等问题。持续了几个迭代发现有些问题还在,再持续几个迭代发现大家不再发现问题了,于是 Scrum Master 对大家宣布最近表现不错,问题越来越少了,值得庆祝!紧接着组织回顾会从原来的一个半小时,逐渐缩短到5~10分钟,然后是每两个迭代开一次,最后是遇到问题才开。
这个场景大家是不是很熟悉?熟悉的小伙伴请在评论区留下你的故事。
众所周知回顾会的核心在于驱动团队持续改进,这就意味着在每个迭代结束,团队都需要找出一些潜在的团队提升想法以及与之对应的行动项。这就表明了即便是成熟度很高的团队,Scrum Master 也需要持续问自己一个问题:“我能做什么以帮助团队变得更好?”
开回顾会
那么如何能组织有效的回顾会,确保大家共同参与且持续提高呢?

两个重点

首先,要营造一个安全的氛围。因为在会议中通常会讨论到很多负面的问题,如果成员缺乏安全感就会因为怕被针对而不会真实地发言,他们需要知道即使说了真话自己也不会受影响或者被针对,更不会让团队成员关系受损。
其次,团队需要知道,谁才是回顾会的主角,谁需要为改进负责。在回顾会中,敏捷团队作为一个整体会讨论在 Sprint 期间哪些进展顺利,遭遇到哪些问题以及这些问题是如何解决(或未解决) 的。通过识别出最有用的行动方案以提高团队整体的效能,其中最有影响力的改进项将尽快得到执行。要让大家清楚地意识到,回顾会是为团队而开,而不是为了 Scrum Master、PO或者组织的领导。团队成员需要积极参与到讨论中,每个人贡献各自的想法,并对改进项负责。
为了让回顾会不那么枯燥无味,Scrum Master 也会用很多有趣的实践方法,但如果没有上述两项作为基石,一切的方法都是做表面功夫,团队只是在过程中感受到不同方法的乐趣,而不会深层次讨论改进这件事,这就让回顾真的变成浪费时间的事情,因为团队没有真正变好,久而久之,团队就会觉得还不如用回顾会的时间干活,这样也许会少加点班。

五个步骤

接下来我跟大家分享一些组织回顾会的实践经验:
第一步,需要让大家意识到自己即将要参与到回顾会中,如果你所在的组织一天到晚都有开不完的会,或者回顾会紧跟着评审会。那么在正式开始之前预留10分钟左右的时间,作为大家进入回顾会状态的缓冲是非常有必要的。Scrum Master 可以组织一些暖场活动以聚拢团队成员的注意力,同时也为回顾会建立好了基调。
需要注意的是,在新的敏捷团队中,Scrum Master 还需要持续强调回顾会的目的,让大家带着目的参与活动,并意识到接下来聚在一起的时间是为了如何让未来工作更顺畅、更愉悦以及一起变得更好而投资的。
第二步,ScrumMaster需要事先准备一些可以反映当前 Sprint 运作情况的素材,比如燃尽图、速率、缺陷数量、迭代目标以及 Sprint 中客观发生的事件等,帮助大家聚焦讨论方向并识别改进机会。
Scrum Master 可以基于准备的素材,也可以在现场通过模型驱动来收集问题,如帆船模型、海星模型、经典三问等。但需要注意,不仅要引导团队快速发现并识别浅层或表露最明显的问题,也需要引发团队更深层次的思考,以发掘更有价值的改进机会。
第三步,是针对所收集到的问题进行整理,同类合并以及分组,并针对所展现的问题进行投票,看看哪些问题是团队成员共同关注的,并选择其中2~3个问题展开讨论。即便回顾会可能还剩余时间可以讨论更多的问题,但是还是建议每次的改进都要聚焦,与所有改进项在下次迭代回顾中都还在进行中相比,切实改进的2~3个问题更具有价值。
在这个过程中需要着重避免对所有的问题逐个开展讨论,这样会导致改进没有重点并且大概率回顾活动会严重超时,长此以往团队也会陷入疲态而产生对抗情绪。
第四步,也是对 Scrum Master 挑战最大的一个,就是要引导大家聚焦问题展开讨论。这要求 Scrum Master 具备强有力的引导技巧或者使用相应的引导工具,确保所有人都有参与度,并且形成改进行动项。比如对每个问题的讨论都需要设定时间盒、连接讨论内容与焦点问题、开放式提问以及冲突管理等。
在这一个阶段预留出充足的时间很重要,同时不要因为感觉就要超出时间盒了而做任何草率的决定。我们的目标是得到团队的确认以及承诺,在下个Sprint为了解决一致认同的2~3个问题可以采取的行动是什么,谁来负责或者落实这些行动。作为新手 Scrum Master,为了展现自己的Helpful一面,并且想尽可能多的帮助团队,往往犯下的一个错误就是大包大揽。这或许也是由于没有人主动愿意承担行动责任而产生的问题,但是提升团队的责任感这件事本身,就是团队需要改进的一个重要方面。所以,作为 Scrum Master 要坚持,可以协助团队成员解决问题,但改进行动项是由团队成员负责,虽然结果上看起来有些相像,但这和 Scrum Master 自己是改进行动项负责人有着本质的区别。
第五步,就是要形成闭环,即在下一次回顾会上,要检视迭代中落实改进行动项的实施情况,并明确改进成果。只有团队认同问题真的得到了解决、能力真的得到了提升、状态真的得到了改善,才会主动重视回顾会、关注持续改进。
OK,你所在的团队是如何组织回顾会的,有哪些有趣有效的方法呢?欢迎在评论区留言,交流你的经验或者感兴趣的话题。
 
注:部分图片来源于网络

作者 钟润杰,Roger

Scrum中文网资深敏捷教练,CSM、PSM、PMP、SAFe Agilist
在硬件和软件行业拥有超过10年的经验,历任开发人员、项目经理、咨询顾问、Scrum Master 和敏捷教练。作为敏捷教练参与多个企业级的全面敏捷转型,成功帮助企业完成了组织形态的敏捷蜕变。

 

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